Professioneel projectmanagement van A tot Z

Professioneel projectmanagement van A tot Z

De projecten die Virupa veelal voor haar klanten uitvoert zijn complex van aard en kennen korte leadtimes. Dit wordt veroorzaakt door het feit dat bij signgerelateerde projecten vaak diverse stakeholders betrokken zijn aan klantzijde, implementatie op diverse locaties tegelijk plaatsvindt, de te leveren items divers zijn en realisatie tijd kort is doordat de operatie van onze klanten zo min mogelijk verstoord dient te worden.

Dit is dan ook de reden dat we de afgelopen jaren veel geinvesteerd hebben in professioneel projectmanagement en de opleiding van onze projectleiders. Onze projectleiders worden ondersteund door hun klantenteam, maken een strakke en gedetailleerde projectplanning en borgen dat verantwoordelijkheden en rollen goed gedefinieerd zijn in een zogenaamde RASCI matrix (R: responsible / A: approval / S: support / C: consult / I: informed). Op grond van het programma van eisen van de klant, draagt de aangewezen projectleider, ondersteund door het klantenteam, zorg voor de volledige begeleiding van technisch concept tot uiteindelijke eindmontage op locatie. Door het bundelen van alle benodigde kennis tot het uitvoeren van projecten binnen één klantenteam zijn de communicatielijnen kort en effectief.

Een vaste projectaanpak

Binnen Virupa Visual Solutions hanteren we een standaard projectframework dat toegespitst wordt op ieder individueel project. Een project dat Virupa uitvoert, kan afhankelijk van de opdracht, worden opgedeeld in een vijftal hoofdfases en negen subfases. Tot aan definitieve productie is er afhankelijk van projectvorm na iedere subfase een beslissingsmoment en goedkeurmogelijkheid voor de klant. Onze werkwijze is schematisch weergegeven in onderstaande figuur.

1. Initiatieffase

Initialisatie

Locatiebezoek + fotografie

Door een bezoek te brengen aan één of meerdere vestigingen wordt een inventarisatie gemaakt van de diverse 'touchpoints' en de wensen op signgebied. Daarnaast worden er detailfoto’s gemaakt om de situatie ook visueel in kaart te hebben en de mogelijkheid te hebben om ontwerpen in daadwerkelijke situaties visueel in te passen.

Praktijk briefing door klant

Middels een schriftelijke en mondelinge briefing van de klant kan deze in detail toelichten wat de doelstelling van het project is evenals alle randvoorwaarden waar bij ontwikkeling en implementatie rekening mee gehouden dient te worden.

2. Ontwikkelingsfase

Concept

Concept bepaling

Met de uitkomsten en input van de initiatieffase worden de eerste concepten bedacht en uitgewerkt door de creatieve studio binnen Virupa in nauwe samenspraak met de projectleider(s).

Artist impressions maken

Na vaststellen van de concepten kunnen deze in 2D of 3D worden verwerkt tot artist impressions waarbij de ontwerpen door de creatieve studio kunnen worden verwerkt in de eerder gemaakte foto’s van de gekozen pilotvestiging.

Detaillering

Na goedkeuring door de klant worden de geselecteerde concepten verder uitgewerkt en gedetailleerd.

3. Voorbereidingsfase

Mockup & prototype

Inkoop materialen en produceren modellen

Na uitwerking van alle details worden de benodigde materialen ingekocht en vindt productie van modellen en mockups plaats.

Pilot store

Na productie van de modellen wordt (indien relevant) de vooraf gekozen pilot vestiging ingericht om de effectiviteit van de nieuw geïnstalleerde signing te testen in een real-life situatie danwel om de uitstraling van de deelelementen op locatie realistisch te kunnen beoordelen.

Evaluatiefase

Na het inrichten van een eventuele pilot locatie is het aan de klant om zijn/haar definitieve goedkeuring geven waarna de volgende fase van inmeten van de overige vestigingen en het calculeren en offreren kan worden opgestart.

4. Offertefase

Inmeten

Na definitieve goedkeuring door de klant van de uitvoering kunnen op grond hiervan de overige vestigingen worden ingemeten. Hiermee kan een nauwkeurige offerte gemaakt worden, rekening houdend met de specifieke inrichting per vestiging.

Offerte maken

Na goedkeuring van de modellen en mockups worden met behulp van de meetgegevens per vestiging de calculaties gemaakt voor de definitieve eindproducten en vertaald in een gedetailleerd offerte-document met specificaties van de diverse items, te gebruiken materialen, installatie en montage.

5. Uitvoeringsfase

Standaard productie

Productie werkvoorbereiding

Na goedkeuring van de offertes door de klant worden de productievoorbereidingen getroffen en de productiebonnen uitgewerkt die nodig zijn voor serie productie.

Definitieve productie opstarten

Afhankelijk van het uitrolplan naar de vestigingen zal de productie, in overleg met de klant, op grond van gewenste seriegrootte en voorraad worden opgestart. De productie doorlooptijd is afhankelijk van de gekozen materialen en of productietechnieken.

Montage

Uitrol naar de winkels

De diverse locaties worden door de installatie- en montagemonteurs van Virupa ingericht op grond van een gedetailleerd installatie- en montageplan dat in nauwe samenspraak met de klant en eventuele andere stakeholders is opgesteld.